BADAN
ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
PROVINSI
JAWA TENGAH
Diselesaikan dalam memenuhi tugas
Mata Kuliah Pengantar Kearsipan dan
Dokumentasi
oleh Bapak Taufiq Kurniawan
Oleh:
Kelompok 8
Dini Suryani Kirana
Muhammad Hulaimi
Rizal Hidayat Afandi
UNIVERSITAS
NEGERI MALANG
FAKULTAS
SASTRA
JURUSAN SASTRA INDONESIA
PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN
OKTOBER 2014
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Informasi
terekam atau dokumen merupakan informasi yang digunakan manusia untuk bahan pengetahuan
baru sehingga menambah pengetahuan mereka serta mengingatkan mereka akan
informasi terekam yang pernah ada. Inilah yang dinamakan arsip dan kegiatan
dalam pengumpulan arsip disebut pengarsipan sedangkan sistem dalam penyimpanan
arsip disebut kearsipan. Menurut Barthos (2005:2) menjelaskan bahwa “Kearsipan
mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan
“sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap system
orgasnisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya”. Berdasarkan
penjabaran tersebut maka arsip mempunyai jangkauan yang luas sebagai alat bantu
ingatan manusia akan informasi tertentu sehingga dapat menjadi acuan dalam
pengambilan keputusan.
Kini
kearsipan seiring berjalannya waktu telah mendapat perhatian oleh pemerintah
dengan ditunjukkannya adanya UU nomor 43 tahun 2009 yang mengatur tentang
kearsipan serta berdirinya dan bergabungnya badan kearsipan pada
perpustakaan-perpustakaan daerah di Indonesia. Perpustakaan yang kini telah
bergabung dengan badan kearsipan merupakan salah satu upaya dalam pelestarian
budaya bangsa dengan menyimpan arsip-arsip daerah tersebut di perpustakaan dan
badan kearsipan pada saerah tersebut. Salah satu badan kearsipan daerah yang
bergabung dengan perpustakaan daerah adalah Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
B. Rumusan Masalah
Adapun
rumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas adalah:
1.
Berdasarkan website layanan kearsipan apa saja yang berada di Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?
2.
Analisis berdasarkan website tentang layanan kearsipan yang
berada di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?
C. Tujuan
Adapun
tujuan dalam makalah ini adalah:
1.
Mengetahui layanan kearsipan apa saja
yang berada di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berdasarkan website.
2.
Mengetahui tentang layanan kearsipan
yang berada di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melalui website.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Sejarah
Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah nomor 7 tahun 2008
yang merupakan gabungan dari dua instasi yaitu Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa
Tengah dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Berdirinya Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Website badan arsip dan perpustakaan ini
dekelola oleh Tim IT Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Kantor: Jl. Dr. Setiabudi 201C, Srondol
Semarang, email: admin@arpusda.jatengprov.go.id.
Adapun
Visi Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah “Arsip dan
Perpustakaan sebagai sumber informasi, gerbang inspirasi dan warisan budaya
bangsa”. Misi Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yaitu:
1.
Memberdayakan lembaga Kearsipan dan Perpustakaan;
2.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas SDM Kearsipan dan Perpustakaan;
3.
Mengembangkan kebiasaan membaca masyarakat;
4.
Pemerataan memperoleh informasi bagi seluruh masyarakat;
5.
Mengembangkan kemitraan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
6.
Mengembangkan Sistem Jaringan Informasi Kearsipan dan Perpustakaan;
7.
Mendayagunakan dan menyebarkan Koleksi Daerah;
8.
Menyimpan, memelihara dan melestarikan Arsip dan Bahan Pustaka;
9.
Memasyarakatkan Arsip dan Perpustakaan;
10. Mewujudkan standarisasi sarana
dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan.
Darmono
(2007:34) menyimpulkan pengertian organisasi dari beberapa para ahli bahwa
“Organisasi diwujudkan oleh adanya sekelompok orang yang berkait dan
bekerjasama untuk mencapai suatu kepentingan yang telah disetujui bersama.”
Karena menyangkut orang banyak dengan tujuan tertentu itulah mengapa organisasi
bersifat fleksibel dan dimanis serta selalu berkembang. Organisasi juga
merupakan alat administrasi dan manajemen suatu wadah tersebut. Dalam mencapai
tujuan organisasi dengan baik maka perlu unsur-unsur penunjangnya, unsur-unsur
organisasi itu adalah manusia, sasaran, tempat, pekerjaan, teknik, struktur,
lingkungan. Suatu organisasi pada umumnya terdiri dari dua orang atau lebih
sehingga diperlukan struktur untuk menunjukan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung
jawab setiap masing-masing anggota organisasi. Perpustakaan merupakan
organisasi yang bertugas menghimpun koleksi dan menyediakannya bagi masyarakat.
Maka dari itu pula perpustakaan juga memiliki organisasi yang ditunjukan dengan
struktur organisasi sehingga sekaligus berfungsi sebagai penunjuk tugas,
fungsi, wewenang dan tanggung jawab setiap masing-masing anggota organisasi.
Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah telah diatur oleh Perda
nomor 7 tahun 2008, yaitu sebagai berikut:
A.
Layanan
Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
1.
Layanan
Umum
Layanan umum
memiliki 5 pilihan, yaitu:
a.
Jenis
Layanan
Jenis layanan yang diberikan oleh Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yaitu:
1. Layanan
Informasi Kearsipan adalah layanan informasi untuk kegiatan penelitian,
penelusuran arsip yang bersumber dari arsip dinamis inaktif dan arsip statis
2. Layanan
Konsultasi Sumber Kearsipan, adalah layanan konsultasi penelitian arsip dengan
menggunakan sumber-sumber arsip yang tersedia.
3. Layanan
Sistem Kearsipan, adalah layanan penyusunan sistem dan pedoman kearsipan serta
berkaitan dengan penerapan peraturan-peraturan kearsipan.
4. Layanan
Pembenahan Kearsipan, adalah layanan jasa pembenahan dan penataan arsip serta
sarana / prasarana temu kembali arsip.
5. Layanan
Preservasi Kearsipan adalah layanan jasa mengalih mediakan, mereproduksi dan
merawat arsip pada media tekstual, non tekstual, digital (CD, DVD), mikrofilm
serta scanning.
6. Layanan
Jasa Penyimpanan Kearsipan, adalah layanan jasa penerimaan dan penitipan arsip
di ruang depo penyimpanan dengan sarana dan prasaranan kearsipan yang memadai.
7. Layanan
Jasa Penggandaan Kearsipan, adalah layanan jasa penggandaan arsip kertas (foto
copy), arsip foto, arsip film, arsip kearsitekturan, gambar, poster, digital
(Foto, CD, DVD), dan arsip rekaman suara.
b.
Fasilitas
Layanan
Fasilitas layanan yang tersedia yaitu:
1. Ruang
Office Theatre kapasitas duduk untuk 40 orang.
2. Gedung
Depo Penyimpanan Arsip Dinamis 5 lantai
3. Gedung
Depo Penyimpanan Arsip Statis 4 lantai
4. Ruang
Layanan Informasi dan Konsultasi Kearsipan.
5. Ruang
Pameran dan Laboratorium Sistem Kearsipan
6. Scanner
untuk sarana alih media arsip kertas dan foto digital.
7. Gramaphone,
Reel to Reel Player, Kaset Player, CD Player untuk mendengarkan arsip rekaman suara.
8. Proyektor
Film, VCD dan DVD Player untuk melihat arsip-arsip citra bergerak.
9. Mikrofilm
Kamera, Mikrofilm Processor, Mikrofilm Printer dan Mikrofilm Reader untuk
pengelolaan arsip mikrofilm.
10. Ruang
Preservasi dan Reproduksi Arsip.
11. Ruang
Jaringan Informasi Kearsipan dan Akses Internet (Hot Spot Area).
c.
Prosedur
Dalam pilihan prosedur arsip masih
belum diberikan informasi yang mencukupi sehingga kurang bisa untuk mengakses.
d.
Jam
Layanan
Jam Layanan Arsip
Senin s/d Kamis :
Pukul 08.00 s/d 14.00 WIB.
J'umat : Pukul 08.30 s/d 11.00 WIB.
e.
Harga
Layanan Arsip
Adapun harga untuk layanan arsip pada Badan Arsip
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yaitu:
DAFTAR HARGA
LAYANAN ARSIP
|
|||
BADAN ARSIP
DAN PERPUSTAKAAN PROV. JATENG
|
|||
NO
|
JENIS
REPRODUKSI
|
BIAYA JASA REPRODUKSI
|
|
Mahasiswa
(S1)/Pelajar
|
Umum
|
||
A
|
FOTO COPY ARSIP KONVENSIONAL
|
||
1
|
Ukuran
A4
|
500,-/Lembar
|
1.
500,-/Lembar
|
2
|
Ukuran
A3
|
1.000,-/Lembar
|
3.000,-/Lembar
|
3
|
Ukuran
A2
|
2.000,-/Lembar
|
4.000,-/Lembar
|
4
|
Ukuran
A1
|
2.500,-/Lembar
|
5.500,-/Lembar
|
5
|
Ukuran
A0
|
8.000,-/Lembar
|
10.000,-/Lembar
|
B
|
FOTO COPY BUKU/REFERENSI
|
||
6
|
Ukuran
A4
|
300,-/Lembar
|
500,-/Lembar
|
C
|
FOTO COPY BUKU/REFERENSI KUNO/RARE
BOOK
|
||
7
|
Ukuran
A4
|
500,-/Lembar
|
1.500,-/Lembar
|
D
|
FOTO COPY ARSIP KARTOGRAFI/PETA
|
||
8
|
HITAM
PUTIH A2
|
20.000,-/Lembar
|
25.000,-/Lembar
|
9
|
HITAM
PUTIH A3
|
25.000,-/Lembar
|
30.000,-/Lembar
|
10
|
HITAM
PUTIH A4
|
30.000,-/Lembar
|
35.000,-/Lembar
|
11
|
BERWARNA
A2
|
150.000,-/Lembar
|
|
12
|
BERWARNA
A3
|
200.000,-/Lembar
|
|
13
|
BERWARNA
A4
|
300.000,-/Lembar
|
|
E
|
PRINTOUT MICROFILM
|
||
11
|
UKURAN
A4
|
1.500,-/Lembar
|
2.000,-/Lembar
|
F
|
REPRO FOTO UMUM
|
||
12
|
UKURAN
5R
|
20.000,-/Lembar
|
50.000,-/Lembar
|
13
|
UKURAN
10R
|
30.000,-/Lembar
|
60.000,-/Lembar
|
14
|
UKURAN
14R
|
50.000,-/Lembar
|
80.000,-/Lembar
|
15
|
UKURAN
17R
|
65.000,-/Lembar
|
95.000,-/Lembar
|
16
|
UKURAN
24R
|
80.000,-/Lembar
|
110.000,-/Lembar
|
G
|
REPRO FOTO KOMERSIL UNTUK SEKALI
PENGGUNAAN
|
||
17
|
ALL
UKURAN
|
250.000,-/Lembar
|
|
H
|
REPRO FILM/VIDEO (BETACAM)
|
||
18
|
DURASI
≤ 10 MENIT
|
300.000,-/Judul
|
300.000,-/Judul
|
19
|
Biaya
tambahan
jasa
repro film/video
(copy
right)
|
2.500.000,-/Judul/sekali
penggunaan
|
2.500.000,-/Judul/sekali
penggunaan
|
I
|
REPRODUKSI REKAMAN SUARA
|
||
20
|
UKURAN
60 Menit
|
75.000,-/kaset
|
75.000,-/kaset
|
21
|
UKURAN
90 Menit
|
85.000,-/kaset
|
85.000,-/kaset
|
J
|
PENCETAKAN HASIL SCANNING ARSIP
|
||
22
|
Ukuran
A4
|
20.000,-/Lembar
|
25.000,-/Lembar
|
23
|
Ukuran
A3
|
60.000,-/Lembar
|
70.000,-/Lembar
|
K
|
ALIH MEDIA ARSIP KERTAS KE MICRO FILM
|
||
24
|
Ukuran
16 mm
|
1.000.000,-/reel
|
|
25
|
Ukuran
35 mm
|
1.000.000,-/reel
|
|
L
|
JASA PENELUSURAN
|
||
26
|
ALL
ARSIP
|
25.000/jam
|
|
Minimal
4 jam Maksimal 20 jam
|
|||
Sumber:
Website Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
(arpusda.jatengprov.go.id)
2.
Layanan
Khazanah Arsip
Pada layanan khazanah
arsip memiliki 4 pilihan bagian arsip, diantaranya yaitu:
a) Tekstual
Layanan tekstual adalah layanan kearsipan yang dalam
bentuk teks, direkam melalui kertas yang bisa dibaca bisa berupa lembaran teks
atau buku yang tersimpan rapi pada Depo Penyimpanan Arsip Statis Badan Arsip
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
b) Rekaman
Suara
Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah terdapat koleksi arsip berupa kaset suara dan kepingan yang tersimpan
rapi pada Depo Penyimpanan Arsip Statis Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah
c) Arsip
Foto
Berisi arsip foto kegiatan-kegiatan yang pernah
diadakan perpustakaan dan kegiatan kearsipan di Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
Berisi link video kegiatan perpustakaan Badan Arsip
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang dapat di-download secara gratis melalui youtube. Selain itu pemustaka juga
dapat menambahkan video dengan cara di-upload
pada website tersebut. Selain itu bentuk arsipnya langsung Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah juga memiliki yaitu CD, DVD, Film, Micro Film, Video VHS
yang tersimpan rapi pada Depo Penyimpanan Arsip Statis Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
3.
Layanan
Perpustakaan
Layanan perpustakaan pada Badan
Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah seperti halnya pada perpustakaan pada
umumnya, terdapat layanan OPAC (Online Public Access Catalogue), Ruang Baca,
Digital Library, tajuk subjek pada Perpustakaan Nasional RI.
4.
Wisata
Arsip
Wisata Arsip adalah salah satu
layanan Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang merupakan wahana
bagi masyarakat untuk mengetahui kondisi masa lampau melalui tayangan-tayangan
arsip. Peluncuran program baru ini diharapkan dapat mendorong berkembangnya
paradigma terhadap arsip yang selama ini dikesampingkan keberadaannya, terutama
arsip nasional. Gedung empat lantai itu juga diharapkan dapat memberikan nuansa
lain terhadap Dunia Pariwisata yang telah ada. Wisata arsip pada Badan Arsip
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah itu dilengkapi office theatre dengan kapasitas 40 tempat duduk. Dalam kesempatan
itu, pemustaka berkesempatan menyaksikan penayangan film terbentuknya Provinsi
Jateng sejak awal kemerdekaan hingga kini. Pengunjung juga bisa menyaksikan
koleksi arsip-arsip masa lampau dan dokumen-dokumen penting yang masih
tersimpan rapi di depo.
Adapun hal-hal berkaitan dengan
wisata arsip adalah sebagai berikut.
a) Paket
wisata arsip memerlukan waktu lebih kurang 90 menit.
b) Sebagai
sarana pelancongan dan nostalgia, bernuansa kesejarahan dan kelampauan melalui
pemutaran kemasan DVD arsip berdurasi 30 menit.
c) Ruang
office theatre merupakan ruangan pemutaran DVD arsip tentang khazanah arsip
yang tersimpan di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, dapat
menampung + 40 orang pengunjung dilengkapi fasilitas sound system dolby stereo
surround dan proyektor kwalitas DVD.
d) Memasuki
perkantoran Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, pengunjung akan
disuguhi berbagai arsip foto masa lampau bernuansa tempo dulu guna menggugah
rasa nasionalisme dan kebanggaan sebagai sebuah bangsa.
e) Paket
wisata arsip akan diakhiri pada kunjungan ke depo penyimpanan arsip statis,
guna mengetahui cara pemeliharaan dan pelestarian arsip-arsip yang tersimpan
Selain layanan yang disebutkan diatas
juga tredapat link untuk menghubungkan pada jaringan informasi kearsipan statis
Jawa Tengah. Pada halaman ini pemustaka dapat menemukan arsip yang dibutuhkan
serta dapat memesan arsip untuk dipinjam melalui website ini. Halaman ini juga
menyediakan indeks arsip dari seluruh lembaga kearsipan di Provinsi Jawa
Tengah. Jadi pemustaka dapat memilih sendiri arsip yang diinginkan dengan
pemilihan melalui indeks arsip atau mencari pada tiap link lembaga kearsipan di
seluruh Provinsi Jawa Tengah.
1.
Kegiatan
a) Bintek
kearsipan bagi sekertaris desa tahun 2014
b) Pameran
Perpustakaan dan Arsip Se-Jawa Tengah 2014
BAB
III
PENUTUP
A. Kelebihan
Adapun
kelebihan dari website Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
adalah:
1. Salah
satu lembaga perpustakaan yang fokus pada kearsipan.
2. Program
Wisata Arsip pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai
bentuk usaha dalam mendorong berkembangnya paradigma baru terhadap arsip yang
selama ini masih dikesampingkan.
3. Memudahkan
pemustaka dalam pencarian dan peminjaman arsip statis yang mereka butuhkan
dengan adanya Jaringan Informasi Kearsipan Statis Jawa Tengah.
4. Mendapatkan
sertifikat akreditasi dari ANRI pada tanggal 16 Desember 2013 , memperoleh
akreditasi A dengan nilai 2,92 dalam kategori Memuaskan.
5. Dalam
penelitiannya (Hendro:2010) mengemukan penilaian pengunjung terhadap layanan
arsip statis di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sangat baik
dengan mendpatkan presentase 60%.
B. Kekurangan
Adapun kekurangan dari website Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah:
1. Prosedur
arsip pada website belum tercantum.
DAFTAR
PUSTAKA
Barthos,
Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Ed.
1. Cet. 5. Jakarta: Bumi Aksara.
Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajeman dan Tata Kerja.
Jakarta: Grasindo.
Kureta Hendro.2010. Penilaian Pengunjung Terhadap Layanan Arsip Statis Di Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Universitas Diponegoro
Semarang
Kurniawan,
Taufiq. 2014. Pengantar Kearsipan dan
Dokumentasi. Power Point. disampaikan di Mata Kuliah Pengantar Kearsipan
dan Dokumentasi pada 28 Agustus 2014
Kurniawan,
Taufiq. 2014. Pengantar Kearsipan dan
Dokumentasi. Power Point. disampaikan di Mata Kuliah Pengantar Kearsipan
dan Dokumentasi pada 04 September 2014.
Sulistyo-Basuki.
2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar
Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
terimakasih atas informasinya.
BalasHapus